Od 1 kwietnia 2026 roku obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmuje zdecydowaną większość polskich przedsiębiorców. Nowy system zmienia sposób wystawiania dokumentów, odbierania, przechowywania i korygowania. Przygotowanie firmy nie musi być skomplikowane – pod warunkiem że wiesz, od czego zacząć i czego się spodziewać.
Spis treści
Co zmienił obowiązkowy KSeF – terminy i zakres
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralne repozytorium faktur prowadzone przez Ministerstwo Finansów. Wdrożenie systemu przebiega etapami. Od 1 lutego 2026 roku obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych objął firmy, których sprzedaż w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł brutto.
Od 1 kwietnia 2026 roku do systemu dołączyli wszyscy pozostali czynni podatnicy VAT oraz podatnicy zwolnieni, którzy mają obowiązek wystawiania faktur.
Do końca 2026 roku obowiązuje przepis przejściowy – jeśli łączna wartość sprzedaży udokumentowanej fakturami w danym miesiącu nie przekracza 10.000 zł brutto, można jeszcze wystawiać dokumenty poza systemem. Gdy limit zostanie przekroczony, wszystkie kolejne faktury – w tym ta, która próg przekroczyła – muszą już trafić do KSeF.
Obowiązek dotyczy praktycznie wszystkich podmiotów, niezależnie od formy prawnej. Jednoosobowe działalności gospodarcze, spółki, biura rachunkowe, jednostki samorządu terytorialnego – każdy, kto ma obowiązek wystawienia faktury, wystawia ją w KSeF.
Jak działają faktury w KSeF? Podstawy, które warto znać
Faktury KSeF to plik XML zgodny z obowiązującą strukturą logiczną FA(3). Nie jest to zwykły dokument PDF ani e-mail z załącznikiem. Plik trafia do systemu Ministerstwa Finansów, który nadaje mu unikalny numer. Dopiero po tym kroku faktura uzyskuje status dokumentu prawnego.
Fakturę można wystawić w jednym z dwóch trybów.
Tryb online – faktura w czasie rzeczywistym
W trybie online plik XML jest wysyłany bezpośrednio w momencie wystawiania. Faktura musi trafić do systemu tego samego dnia, w którym jest wystawiana – jeśli zostanie wysłana następnego dnia, system automatycznie potraktuje ją jako wystawioną w trybie offline24. Datą wystawienia staje się moment przesłania pliku do KSeF, nawet jeśli numer zostanie nadany następnego dnia.
Tryb offline – kiedy nie ma połączenia
KSeF przewiduje kilka sytuacji, w których można wystawiać faktury bez aktywnego połączenia z systemem. W trybie offline24 dokument musi trafić do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego. Przy planowanej przerwie technicznej termin mija dzień po jej zakończeniu. W razie awarii ogłoszonej przez MF czas na przesłanie wydłuża się do 7 dni roboczych.
Czego nie można zrobić w KSeF – ograniczenia, o których warto pamiętać?
Faktura przyjęta przez system staje się dokumentem niezmienialnym. Nie ma możliwości edycji, anulowania ani usunięcia po jej zarejestrowaniu. Błędy – rachunkowe lub dotyczące danych kontrahenta – koryguje się wyłącznie fakturą korygującą. Liczba korekt do jednej faktury jest nieograniczona.
Jeśli plik XML zostanie odrzucony (np. jest niezgodny ze strukturą lub brakuje wymaganych pól), faktura po prostu nie zostaje wystawiona. Należy poprawić plik i przesłać go ponownie.
System nie weryfikuje też poprawności danych kontrahenta – przyjmie fakturę z błędnym NIP nabywcy. W takiej sytuacji prawidłowym rozwiązaniem jest wystawienie korekty do zera dla błędnego kontrahenta i nowej faktury dla właściwego.
Jak przygotować firmę do wystawiania faktur w KSeF?
Przejście na KSeF wymaga zadbania o kilka obszarów jednocześnie. Firmy, które zrobiły to z wyprzedzeniem, unikają problemów organizacyjnych w pierwszych tygodniach obowiązywania systemu. Jak przygotować się do wystawiania faktur w KSeF?
Najważniejszy jest wybór oprogramowania. Rządowa aplikacja umożliwia podstawowy dostęp do systemu, ale nie zastępuje narzędzia do codziennej pracy. Program zintegrowany z API KSeF 2.0 automatyzuje pobieranie faktur kosztowych i łączy obsługę dokumentów zakupowych z wystawianiem sprzedażowych. Są jednak inne rozwiązania, w tym darmowy program afaktury.pl.
Rządowa aplikacja a program do faktur – co wybrać?
Ministerstwo Finansów udostępnia darmowe narzędzia do korzystania z KSeF – Aplikację Podatnika KSeF w wersji online oraz Aplikację Mobilną KSeF. Oba rozwiązania dają dostęp do systemu, ale mają wyraźne ograniczenia.
Z kolei program afaktury.pl obsługuje faktury w KSeF kompleksowo – od wystawiania dokumentów sprzedażowych po automatyczne pobieranie faktur zakupowych. Integracja z systemem jest jednorazowa. Wystarczy wygenerować token autoryzacyjny w systemie Ministerstwa Finansów i wkleić go w ustawieniach programu.
Po połączeniu z KSeF wszystkie faktury kosztowe przypisane do NIP firmy pojawiają się w programie automatycznie – bez logowania do aplikacji rządowej, bez ręcznego pobierania plików.
Przy każdym dokumencie widoczne są data wystawienia, data przyjęcia do systemu oraz status rejestracji. Dokumenty można filtrować według daty, kwoty, waluty i typu. Faktury kosztowe są nielimitowane we wszystkich planach płatnych.
Poza obsługą KSeF program oferuje bazę kontrahentów z przypisanymi rabatami i limitami, subkonta dla pracowników i księgowości, tłumaczenia faktur na 31 języków, kontrolę płatności z podświetlaniem przeterminowanych należności oraz raporty sprzedażowe i kosztowe do pobrania w PDF.
Nowi użytkownicy mają 30 dni darmowego dostępu do pełnej wersji programu. Firmy dopiero wchodzące w działalność mogą korzystać z bezpłatnego planu umożliwiającego wystawienie do 3 dokumentów miesięcznie – bez ograniczenia czasowego. Jeśli pojawią się pytania przy konfiguracji lub w trakcie codziennej pracy, pomoc jest dostępna bezpośrednio przez telefon lub czat – bez automatycznych odpowiedzi i kolejek.
Źródła:
https://ksef.podatki.gov.pl/
https://afaktury.pl/